33조 상업장부등의 보존 안됐을시 처벌 방법

상업장부

I. 상업장부의 의의

ㆍ 상인이 영업상의 재산 및 손익의 상황을 명백하게 하기 위하여 상법상의 의무로서 작성하는 장부

▹ 상인의 장부

ㆍ 상인이 아닌 자(상호보험회사, 협동조합 등)가 작성하는 장부 → 상업장부와 유사 but 상업장부 ☓

ㆍ 소상인이 작성하는 장부 → 상업장부 ☓ (∵ 상법상의 의무에 의한 것이 아니므로)

▹ 재산상태 및 손익에 관한 장부

ㆍ 위 목적 이외에 작성하는 주식회사의 주주명부・사채원부・총회의 의사록・영업보고서・중개인의 일기장 등 → 상법상의 의무로서 작성하는 장부라도 상업장부 ☓

▹ 상업장부와 재무제표

ㆍ 재무제표(대차대조표, 손익계산서, 이익잉여금처분계산서, 결손금처리계산서)와 구별

ㆍ 대차대조표 = 상업장부 ○, 재무제표 ○  ⇨ 정적 장부

ㆍ 회계장부 = 상업장부 ○, 재무제표 ☓    ⇨ 동적 장부

ㆍ [손익・이익잉여금처분・결손금처리] 계산서 = 상업장부 ☓, 재무제표 ○

ㆍ 영업보고서 = 상업장부 ☓, 재무제표 ☓

II. 상업장부의 종류

▹ 회계장부 = 동적 상태

ㆍ 영업상의 거래 기타 기업재산의 일상의 동적 상태를 기록하기 위한 장부 ┈ 실질에 따라 판단되어야 함

ㆍ 전표(입금전표, 출금전표, 대체전표 등), 분계장(일반분계장과 특수분계장), (총계정)원장 등

ㆍ 전산화된 자료도 ○

▹ 대차대조표 = 정적 상태

ㆍ 일정시기에 있어서의 기업의 총재산을 자산, 부채, 자본의 과목으로 나누어 기업의 재무상태를 일목요연하게 나타내는 개괄표

ㆍ 회사 = 성립한 때, 기타의 상인 = 영업을 개시한 때 → 개업(개시)대차대조표

ㆍ 회사 = 매 결산기, 기타의 상인 = 매년 1회 이상 일정시기 → 결산(년도)대차대조표

III. 상업장부에 관한 의무

▷ 작성의무 (29①, 9)

▹ 작성의무자 = all 상인 (소상인 제외)

ㆍ 회사기업인 경우 → 그 기관인 업무집행사원・이사・청산인이 작성의무자 (if 작성 ☓ or 부실기재시 → 과태료의 처벌 : 635①Ⅸ)

ㆍ 개인기업 → 작성의무 有 but 의무 이행 ☓ → 제재는 없음

▹ 작성방법

ㆍ 상법에 특별한 규정이 있는 경우가 아니면 일반적으로 공정하고 타당한 회계관행에 의함 (29②)

ㆍ 다만, 상법상 아래와 같은 특별한 규정을 두고 있을 뿐

ㆍ Ⓐ 회계장부 : 거래와 기타 영업상의 재산에 영향이 있는 사항을 기재할 것을 요구 (30①)

ㆍ Ⓑ 대차대조표

ㆍ 상인 → 영업을 개시한 때와 매년 1회 이상 일정한 시기

ㆍ 회사 → 성립한 때(172)와 매 결산기에 회계장부에 의하여 작성하고 작성자가 기명날인・서명하여야 한다고 규정

ㆍ 상법에서는 상업장부의 작성에 관하여 최소한도의 사항만을 규정하고 있을 뿐 → 기타 상업장부에 관한 규정의 해석 : 일반적으로 공정・타당한 회계관행에 따르도록 함

ㆍ 주식회사의외부감사에관한법률에 의하여 마련된 ‘기업회계기준’ ⇒ 공정・타당한 회계관행에 의한 것으로 추정

▷ 보존의무

▹ 보존기간 (33①본문과 단서 : 10년, 5년)

ㆍ 상업장부 및 영업에 관한 중요한 서류 → 장부폐쇄일로부터 10년간 보존하여야 함

ㆍ 영업에 관한 중요서류 → 주문서・영수증 등 영업활동에 관한 증거로서의 가치가 있는 서류

ㆍ 기산점 = 장부폐쇄의 날 (결산마감일)

ㆍ 다만, 전표 or 이와 유사한 서류 ⇒ 5년간 보존 (단서)

ㆍ 회사인 상인의 경우 → 청산종결의 등기 후 10년 or 5년간의 보존의무에 관한 특칙 (266,269,541,613)

▹ 보존의무자

ㆍ 상인은 보존기간 내에 영업을 폐지하여 상인자격이 소멸된 후에도 보존의무 有

ㆍ 본인 사망시 → 그 상속인에게 보존의무 有

ㆍ 영업양도의 경우 → 양수인이 보존의무 有

▹ 보존방법

ㆍ 마이크로필름 기타의 전산정보처리조직에 의하여도 보존 가능 (33③)

ㆍ 그 보존방법 기타 필요한 사항 → 대통령령으로 定 (33④)

▷ 제출의무 (32)

ㆍ 신청 or 직권으로

ㆍ 법원의 제출명령 (상업장부 or 그 일부분)

ㆍ 이 제출의무는 민소법상 일반적인 문서제출의무에 있어서와 같은 요건(민소344) 필요 ☓

ㆍ 당사자의 신청유무와 관계없이 인정된다는 점에 의미

ㆍ 제출의무를 부담하는 자 ⇒ 상인 or 상업장부의 보존의무를 지는 자로서 소송당사자

ㆍ 제출명령의 대상이 되는 목적물 ⇒ 상업장부에 限. 그 외의 영업상의 중요서류 = 포함 ☓

ㆍ 상업장부에 대한 증거력 ⇒ 민소법상의 일반적인 자유심증주의에 의하여 판단

▷ 작성의무위반에 대한 제재

▹ 개인상인의 경우

ㆍ 개인기업 : 제재규정 ☓ (불완전법규) ┈ 단, 파산의 경우 → 제재 有 → 결국, 파산의 경우를 제외하고 제재 ☓

▹ 회사의 경우

ㆍ 부정작성 or 부실기재시 과태료(500만원)의 제재(635① 9호)

ㆍ 기재할 사항 기재 ☓ or 부실기재시

ㆍ 업무집행사원・이사・감사・검사인・청산인・지배인 등에 대하여 과태료 ┈ 회사 자체 → 책임 ☓

ㆍ 주식・유한회사의 이사가 작성의무 해태 → 회사 or 제3자에 대하여 손해배상책임 (399, 401, 567)

국세법령정보시스템에서 제공하는 정보는 국민 여러분의 법률행위에 도움을 드리기 위한 것으로써 참고자료로만 활용하시기 바라며, 개별적 사안에 있어서는 동 법령정보와 동일하게 적용되지 않을 수도 있으니 사전에 충분한 법령검토와 함께 국세상담센터 또는 전문가 등과 상의하시기 바랍니다.

[각종회계장부및관련서류의보존의무및보존기간에대한 검토]

1. 보존방법에대한법적규제검토

상법제33조에서 회사의상업장부의보존과관련된규정을정하고있으며, 그구체적보존방법에대해서상법제33조 제3항및상법시행령제3조에서다음과같이정하고있음.

상법 제33조(상업장부등의 보존) ① 상인은 10년간 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 보존하여야 한다. 다만, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년간 이를 보존하여야 한다. ②전항의 기간은 상업장부에 있어서는 그 폐쇄한 날로부터 기산한다.

③ 제1항의 장부와 서류는 마이크로필름 기타의 전산정보처리조직에 의하여 이를 보존할 수 있다.

④제3항의 규정에 의하여 장부와 서류를 보존하는 경우 그 보존방법 기타 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.

상법 시행령 제3조(전산정보처리조직에 의한 보존) 법제33조제1항에 따른 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 같은 조 제3항에 따라 마이크로필름이나 그 밖의 전산정보처리조직에 의하여 보존하는 경우에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 방법으로 보존하여야 한다. 다만, 법에 따라 작성자가 기명날인 또는 서명하여야 하는 장부와 서류는 그 기명날인 또는 서명이 되어있는 원본을 보존하여야 한다.  

1. 「전자문서및전자거래 기본법」제5조제2항에 따라 전자화문서로 보존하는 방법

2. 제1호 외의 경우에는 다음 각 목의 기준에 따라 보존하는 방법

가.   전산정보처리조직에 장부와 서류를 보존하기 위한 프로그램의 개발·변경 및 운영에 관한 기록을 보관하여야 하며, 보존의 경위 및 절차를 알 수 있도록 할 것

나.   법 및 일반적으로 공정·타당한 회계관행에 따라 그 내용을 파악할 수 있도록 보존할 것

다.   필요한 경우 그 보존 내용을 영상 또는 출력된 문서로 열람할 수 있도록 할 것

라.   전산정보처리조직에 보존된 자료의 멸실·훼손 등에 대비하는 조치를 마련할 것

2. 해외지사에서보존중인서류를국내또는국외의지사, 본사로반출하는경우

상법에서는상업장부의보존의무만정하고있을뿐, 이에별개로관련기록의 국내보관또는해외이동과관련된내용을정하고있지는않음. 따라서상업장부의보전에있어특별한장소적 제안은없는것으로보임. 다만자료의해외이동과정에서제3자에대한누출될위험이없음이전제되어야 함.

3. 보존기간에대한검토

상법제33조에서는회사의 ‘상업장부및영업에관한 중요서류’에관한보존의무에대해상법 10년간상업장부와영업에관한중요서류의보존의무를정하고있음. 다만 전표또는이와유사한서류(영수증등)은 5년간이를보존의무를정함.

상기상법에서 정한 (1) 상업장부및 (2) 영업에관한중요서류의범위를살펴보면아래와같음

(1) 상업장부

¡  회계장부

¡  대차대조표

(2) 영업에관한중요서류

¡  주식회사에서작성하는주주총회 및이사회의의사록

¡  감사가작성하는감사보고서, 감사록,

¡  주주명부

기타세법 및근로기준법이정한장부의보존의무를살펴보면

(1) 세법에서는법인세와소득세, 부가가치세등사업자의납부세액또는 환급세액과관련된모든거래사실을장부에기록하고, 이에대한서류를 5년간보존할것을정하고 있음(부가가치세법제71조, 국세기본법제85조의3 참조)

(2) 근로기준법 42조및동법 시행령제22조에서사용자는근로자명부와근로계약에관한중요한서류(근로계약서, 임금대장, 임금의결정에관한 서류등)를근로자의급여대장의보존기한을 3년으로정하고있음.

4. 보존이후관련 서류의파기에대한점

상법에서는상업장부및영업에관한중요서류의보존의무를정하고있을 뿐, 보존기한이후의파기방법에대해정하고있지않음.

참고로귀사가보유한회계자료에귀사의근로자들에대한 개인정보가포함된경우, 개인정보보호법제21조제1항에의해그보존기간이경과되거나개인정보의처리목적 달성등그개인정보가불필요하게되었을때에는지체없이그개인정보를파기하여야함을정하고있으며, 동법 제2항에서는복구또는재생되지아니하도록조치해야함을정하고있음. 

개인정보보호법 제21조(개인정보의 파기)① 개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 한다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니하다.

② 개인정보처리자가 제1항에 따라 개인정보를 파기할 때에는 복구 또는 재생되지 아니하도록 조치하여야 한다.

③ 개인정보처리자가 제1항 단서에 따라 개인정보를 파기하지 아니하고 보존하여야 하는 경우에는 해당 개인정보 또는 개인정보파일을 다른 개인정보와 분리하여서 저장ㆍ관리하여야 한다.

④ 개인정보의 파기방법 및 절차 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.

개인정보보호법 시행령 제16조(개인정보의 파기방법)

① 개인정보처리자는 법 제21조에 따라 개인정보를 파기할 때에는 다음 각 호의 구분에 따른 방법으로 하여야 한다.  

1. 전자적 파일 형태인 경우: 복원이 불가능한 방법으로 영구 삭제

2. 제1호 외의 기록물, 인쇄물, 서면, 그 밖의 기록매체인 경우: 파쇄 또는 소각

살피건대, 회계자료가인쇄물, 서면등의형태일경우에는파쇄또는소각해야 하며, 컴퓨터에저장된파일형태의경우에는복원이불가능한상태로영구삭제해야함.